Damian Szewczyk
Widząc słowo optymalizacja, moim pierwszym skojarzeniem jest przyspieszenie oraz ulepszenie działań. Dla mnie to kluczowy element, zwłaszcza w prawidłowo rozwijającej się firmie. Optymalizacja procesów biznesowych to złożone zadanie, jednak dzisiaj skupie się tylko na jednym, bardzo ważnym elemencie, a mianowicie optymalizacji procesów w obszarze IT.
Wykorzystanie technologii w przedsiębiorstwie i odpowiednia reakcja na jej procesy, daje firmom nowe możliwości. Niestety, firmy często nie mają możliwości dokonania odpowiednich zmian. Głównym powodem są problemy, które na pierwszy rzut oka są niewidoczne.
Jak w takim razie podejść do tematu i zoptymalizować dotychczasowe procesy IT?
Przy procesach informatycznych odpowiedni dobór usług optymalizujących jest często niezmiernie trudny, zwłaszcza dla osób nieposiadających dostatecznej wiedzy technicznej. Decydując się na usprawnienie usług IT, musimy wiedzieć, które z nich chcemy poddać kontroli, jaką usługę wybrać do badania oraz która z firm sprawdzi się w swojej roli. Pytań jest wiele i na nie dziś postaram się odpowiedzieć.
Po pierwsze, jeśli nie jesteś pewien, które z usług IT powinny przejść proces optymalizacji, wybierz zewnętrznego dostawcę zajmującego się usługami Managed Services. Profesjonalizm technologii polega na dokonaniu całościowego przeglądu Twojej infrastruktury, w celu ustalenia zmian, które ulepszą systemy pod kątem bezpieczeństwa oraz efektywność pracy.
Usługa Managed Services to inaczej usługi zarządzane, a dokładnie działania skupiające się na zarządzaniu infrastrukturą lub poszczególnymi systemami użytkowników końcowych, głównie w ramach subskrypcji lub pakietu godzinowego. Administratorzy zapewniają kompleksową usługę w zakresie analizy Twojego środowiska i zapewnią pożądany poziom optymalizacji Twojego biznesu. Do ich zadań należy opieka nad środowiskiem serwerowym i zarządzanie nim, bez ingerencji w dotychczasowe działania. Niezależnie od prac specjalistów, strona czy aplikacja będzie działać bez zmian.
Korzystanie z usług Managed Services, w celu usprawnienia systemów IT skupia się na identyfikowaniu nieprzewidzianych zdarzeń. Szybka reakcja pozwala na usunięcie problemu, nie zakłócając bieżących działań. Istotnym elementem jest stały monitoring Twojego środowiska, powierzając to zadanie firmie zewnętrznej, warto zwrócić uwagę czy oferuje takie usługi. Całodobowa kontrola zapewnia uniknięcie problemów, nawet w momentach kiedy jesteś poza biurem. Mimo dużej kontroli, jaką posiadają zewnętrzni dostawcy, jesteś informowany o każdych zmianach. Nie musisz się też martwić o swoją pozycję. Zostaje ona bez zmian, nadal jesteś osobą decydującą, która wydaje zgodę na możliwość wprowadzenia modyfikacji.
Usługi zarządzania serwerami wykorzystywane są przede wszystkim ze względu na niższe koszty. Dzięki zewnętrznym dostawcom nie musisz zatrudniać, ani szkolić dodatkowego zespołu informatyków. Optymalizacja IT poprzez Maganed Services pozwala nie tylko usprawnić rutynowe procesy operacyjne, ale także gwarantuje optymalizację kosztów, dzięki obniżeniu wydatków na dodatkowe zasoby. Pełne wykorzystanie posiadanych już aplikacji lub usług, nie generuje nadprogramowych opłat.
Planowanie rozwoju jako długoterminowy cel to kolejny atut usług Managed. Rozłożenie wszystkich możliwości w czasie daje kontrolę nad prawidłowym wykonywaniem każdego z działań. Nie wszystkie usługi zapewniane przez firmy zewnętrzne dają możliwość patrzenia w przyszłość. Wiele z nich koncentruje się na krótkoterminowych celach, przez co nieuwzględniane są zmiany rynkowe. Brak zmian w środowisku serwerowym przyczynia się do obniżenia dostępności aplikacji, co wpływa na pogorszenie doświadczeń zewnętrznych użytkowników.
Stała kontrola administratorów przekłada się również na dodatkowe zabezpieczenia danych przed ich utratą. Stworzenie polityki Backupu pomoże w określeniu częstotliwości robienia kopii zapasowej systemu oraz miejsca przechowywania danych. Zabezpieczeniem jest również stworzenie instrukcji Disaster Recovery, która dotyczy działań w przypadku wystąpienia awarii.
Optymalizacja środowiska IT pozwala również na automatyzację niektórych działań biznesowych. Wysoka skalowalność oraz dostępność zasobów jest ważnym punktem w rozwoju firmy. Przy nagłych skokach aplikacji, ręczna reakcja na zmiany może być trudna, a czasami nawet niewykonalna. Skonfigurowanie odpowiednich zasobów, które powiększają się przy odpowiednim poziomie, pozytywnie wpływa na ciągłość pracy.
Jak widzimy, skoncentrowanie się firmy zewnętrznej na istotnych elementach dotyczących technologii daje możliwość pracownikom skupienia uwagi na innych segmentach firmy. Optymalizacja to proces pożądany, który przy dobrym wykorzystaniu usprawnia pracę wszystkich zespołów, niezależnie od stopnia wykorzystania technologii.
Odpowiedniego zarządzania procesami potrzebuje każde przedsiębiorstwo, niezależnie od wielkości. Jednak potrzeba ich wykorzystania może pojawić się w niektórych firmach szybciej, w niektórych później. Wszystko zależy tak naprawdę od tempa, w jakim rozwija się biznes.
Możemy jednak wyróżnić grupę docelową, dla której zaawansowany outsourcing IT będzie naprawdę ważny. Są nimi przedsiębiorstwa, które nie posiadają własnego zespołu IT, bądź jest on w okrojonym składzie, przez co wykonywanie wszystkich procesów IT jest wręcz niemożliwe.
Regułą nie jest jednak brak lub niekompletny zespół IT. Z usług zarządzania korzystają również firmy, które posiadają wysoko wykwalifikowany personel IT, ale mimo to wolą oddać część pracy zewnętrznym firmom, które znają się na konkretnej technologii i wiedzą, jak dostarczyć firmie możliwie dużo korzyści biznesowych.
W przypadku usług Managed, przejęcie przez firmę zewnętrzną określonych wytycznych, nie oznacza zerowego kontaktu z pracownikami firmy. Niejednokrotnie wyróżnia się to jako zaletę usług zarządzania. Pracowanie jako jeden zespół, mimo zupełnie innych miejsc zatrudnienia.
Optymalizacja to procesy złożone i skomplikowane. Ich wykonanie wiąże się z odpowiedzialnością oraz pracochłonnością, dlatego wybierając firmę zewnętrzną, warto zwrócić uwagę na jej rekomendację oraz przedstawione elementy, którymi zajmuje się firma w ramach usług Managed.
Usługi zarządzania są jednak coraz częściej doceniane ze względu na liczbę korzyści, jakie firma może osiągnąć. Jeśli nie jesteś pewny, czy usługi Managed będą odpowiednie dla Twojej firmy, możesz przetestować usługę w ramach pakietu godzinowego. Zdarzają się sytuację, w których jednorazowa pomoc będzie nieunikniona, a usługa zarządzania rozwiąże Twój problem. Ponadto dzięki temu przetestujesz interesującą Cię firmę i dowiesz się, jak ich działania wpływają na funkcjonowanie całej organizacji. Jednak pamiętaj, że przy wykorzystaniu pakietu godzinowego, nie masz tylu korzyści jak w przypadku pakietu abonamentowego.
Masz nadal wątpliwości? A może potrzebujesz wsparcia i chciałbyś porozmawiać o doborze konkretnej usługi? Napisz, chętnie z Tobą o tym porozmawiam.
